En muchas oficinas se puede reducir el consumo de papel hasta el 20 %. Básicamente la tarea es crear una cultura consciente y responsable enfocada en evitar el consumo innecesario y excesivo. Acá 20 ideas para lograr una reducción significativa:
- Nombrar a una persona responsable del control del consumo de papel y las actividades para reducir el consumo.
- Ofrecer a los clientes y empleados que puedan elegir recibir documentos en manera electrónica en vez de papel.
- Introducir “print-on-demand” para informes, reportes, etc.
- Reusar borradores como bloque de escribir.
- Introducir una cultura de siempre copiar e imprimir doble faz. Hablar con los jefes y gerentes que siempre objeten a sus empleados cuando no reciban informes, reportes, etc. doble faz.
- Poner un afiche al lado de las fotocopiadoras que explica como copiar doble faz.
- Ajustar el software de las computadoras para imprimir doble faz como estándar.
- Poner el texto “Piense antes de imprimir” abajo la firma automática en los emails.
- Pedir impresiones de tarjetas, folletos, informes y reportes en la cantidad necesaria (por ejemplo: El precio por una tarjeta personal es más bajo pidiendo 1000 pz en offset que 100 en imprenta digital, pero normalmente los datos se vuelven obsoletos antes de que podamos usar tantas tarjetas).
- Analizar los procesos internos que requieren papel y ver si es posible ajustarlos para consumir menos papel.
- Usar papel de menor gramaje.
- Comprobar la vista preliminar antes de imprimir.
- Pasar el corrector ortográfico y/o gramatical antes de imprimir.
- Mandar fax por internet (por ejemplo a través el sitio Freepopfax).
- Introducir herramientas para imprimir sólo lo que quieras de un sitio web evitando así imprentas de marcas, páginas medio vacías, etc. Encontrás 5 herramientas acá (en inglés).
- Incentivar a los empleados a aportar sus buenas ideas para reducir el consumo de papel.
- Registrar el consumo de papel (costos y cantidad). A veces los proveedores pueden indicar el consumo, si no, hay que calcularlo usando las facturas. Calcular el consumo por empleado/cliente/producto y debatir los números con tus colegas. Publicar el consumo con intervalos. Calcular también cuánto cuesta imprimir una hoja e informar el costo a los empleados.
- Acumular todas las impresiones no usadas durante una semana (los papeles que se acumulan alrededor las fotocopiadoras) y mostrar el número a tus colegas para concientizarlos sobre el exceso de consumo.
- Considerar usar un software como Greenprint para gestionar el uso, los gastos, etc. del consumo de papel.
- Formalizar todas estas ideas en una campaña interna para reducir papel. Más ideas sobre cómo armar una campaña en CalRecycle (en inglés).
Si les interesa trabajar aún más profundo con la reducción del consumo de papel puedo recomendar el sitio www.reciclapapel.org. Contiene ejemplos de buenas prácticas, una guía para medir el consumo, información sobre la historia y cultura de papel y mucho más.